成果を上げるための時間管理

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ドラッカーの「経営者の条件」を読む。どこを開いて読んでも珠玉の言葉ばかり。いつでもドラッカーは正しい。読むたびに今、組織に起きている問題のいずれかの解決を考える筋道を与えてくれる。

ドラッカーは成果を上げることは一つの習慣であると言う。そしてエグゼクティブが身につけなければならない習慣的能力を次の5つと言い切る。

1. 時間を体系的に管理すること
2. 外部に対する貢献に焦点をあてること
3. 強みを基準に据えること
4. 優れた仕事が際立った成果をあげる領域に、力を集中すること。優先順位を決定し、その決定を守る。
5. 成果を上げるように意思決定を行うこと

(1)の「時間を体系的に管理すること」についてのメモ。

簡単に言うと成果を上げるためには時間をうまく使わなきゃならなん、という当たり前のことを言っているだけだ。時間を有効に使うためには、まず時間が何に使われているかを知らなければならない。知るためには記録をすることだ。リアルタイムで時間を記録していく。そして一つ一つの業務に「まったくしなければ、何が起こるか」「ほかの人間でもやれることは何か」ということについて考え、「あなたの仕事に貢献せず、あなたの時間を浪費させるだけであるようなことを私は何かしているか」と定期的に問うのだ。

そして、無駄な時間をできるかぎりなくし、細切れになっていた時間をひとつのまとまりにして、成さなければならないこと、他の人間にはできなことをやる。それが有効な時間管理だ。

さて、蛇足だけれども時間は何に浪費されるのか？　ドラッカーは次の３つをあげている。

• システムの欠如や先見性の欠如からくる時間の浪費
  
  • 繰り返し起こる危機は、ずさんさと怠慢の兆候の一つである
• 人員の過剰から来る浪費。
  
  • 組織の上の人間が自分の時間の一割以上を、人間関係の問題に使っているならば、ほとんど確実に、人間が多すぎる
• 組織上の欠陥。その兆候は会議の過剰。

うーむ。そういやうちも会議多い。ドラッカーは「人間は、仕事をするか、会議に出るかである。同時に両方することはできない」と言い、「思想的に設計された組織とは、会議のまったく開かれない組織である。」としている。ボク自身は、会議が必ずしも悪いものはないとは思ってはいるが、「”会議は原則ではなく、例外としなければならない。あらゆる人間が、常に会議をしている組織は、だれも何事も成しえない組織である」という言葉にはどきっとさせられる。

>会議、報告会、説明会は、エグゼクティブの仕事の典型的な光景である。それらは、彼ら独特の日常の用具である。しかもそれらは、いかに時間を分析し、可能なかぎりコントロールしても、なお膨大な時間を要求する。

したがって、成果をあげるためには、会議や、報告会や、説明会から何を得るべきかを知り、何を目的とし、何を目的とすべきかを知らなければならない。「なぜこの会議を開くのか」「決定したいのか、情報を与えたいのか、確認したいのか」を問わなければならない。
さらにまた、会議を招集する前、報告会を開く前、説明会を準備する前に、それぞれの目的について徹底的に検討すべきことを主張しなければならない。そして、それぞれの会議が自分の貢献に役立つべきことを主張しなければならない。(P.92)

会議が貢献に役立つかどうか？　つねにそれを問い続けよう。